נוהל ניהול מאגר ספקים של המרכז למיפוי ישראל לאספקת שירותים מקצועיים לביצוע עבודות מיפוי פוטוגרמטריות

תאריך:
07/04/2014
ז' ניסן תשע"ד

07/04/2014 

1. כללי     
נוהל זה הינו לניהול מאגר ספקים לביצוע עבודות מיפוי פוטוגרמרטיות בקנה מידה גדול (הנדסי). הנוהל הוכן באגף פוטוגרמטריה בכפוף להוראת התכ"מ מיום 01.06.2009, בנושא "נוהלי עבודה ושמור ידע בעבודת ועדת המכרזים" מספר 7.2.9. 
כתיבת הנוהל בוצע יחד עם הכנתם של מסמכי קול קורא לעדכון מאגר ספקים לביצוע עבודות מיפוי פוטוגרמטריות.
אגף פוטוגרמטריה מטפל בין היתר בביצוע עבודות מיפוי פוטוגרמטריות בקנ"מ גדול (הנדסי), אשר על פי רוב כוללות גם ביצוע אורתופוטו. יש לציין שעבודות אלה מבוצעות עבור משרדי הממשלה השונים ובהם בעיקר רשות מקרקעי ישראל (משבצות חקלאיות) ועבור מחלקות ה"ק ופע"מ במפ"י.
לטובת ביצוע עבודות אלו הוקם בעבר מאגר ספקים הכולל כ- 10 חברות פוטוגרמטריות. מאגר ספקים זה לא עודכן לאורך השנים על בסיס קול קורא פומבי אלא על בסיס פניות של חברות אשר בקשו להיכלל במאגר. מאגר ספקים זה שימש הן ועדת המכרזים והן את אגף פוטוגרמטריה לביצוע עבודות מיפוי. מעת לעת, עם קבלת הזמנה לביצוע עבודה, ועדת המכרזים פנתה לספקים שבמאגר לטובת קבלת הצעות מחיר, זאת במתכונת של מכרז סגור. יש לציין כי הטיפול בהזמנות, והפניה לוועדת המכרזים במהלך השנה לטובת קבלת הצעות מחיר נעשית בפועל על ידי דוד גלידאי ראש גף פוטוגרמטריה הנדסית וצילום אויר.
כיום, מאגר הספקים לביצוע עבודות מיפוי פוטוגרמטריות רשומות 10 חברות פוטוגרמטריות. יש לציין שבישראל פועלות כ -  20 חברות פוטוגרמטריות שברשותן הציוד,  המכשור, המומחיות והניסיון המתאים לבצוע עבודות פוטוגרמטריות. 
בימים אלה, אנו נערכים לעדכון מאגר הספקים שבנדון וזאת באמצעות קול קורא.  

 
2. מטרת הנוהל
  • ​​- מטרת הנוהל שבנדון הינה להסדיר את אופן הקמת המאגר, ניהולו ותפעולו על פי  חוק חובת המכרזים, תשנ"ב – 1992 על פי התח"ם ועל פי הוראות התכ"ם. 
- עדכונו של מאגר הספקים יאפשר הכללתם של ספקים חדשים, ככל שיהיו ואי הכללתם של ספקים אשר ימצאו כלא מתאימים וזאת על בסיס תנאי הסף המוגדרים.
- מאגר הספקים יסייעו בביצוע יעיל של מכרזים סגורים לביצוע עבודות מיפוי פוטוגרמטריות, זאת בלו"ז קצר ככל שניתן. 

 
3. הגדרות 
לצורך נוהל זה יהיו הגדרות המונחים המפורטים להלן כהגדרות לצידם, אם אין בעניין הנדון או בהקשרו דבר שאינו מתיישב עם תחולה כאמור:
"מפה טופוגרפית" -   מפה ערוכה, בקנה מידה נקוב, המראה את התכסית, התבליט, והתשתית  הגאודטית בשטח קרקע, בגבולות אותה מפה.                
"(ה)אורתופוטו" - לצרכי נוהל זה, וכל עוד לא נאמר במפורש אחרת, אורתופוטו ספרתי בדיוקים המתחייבים על פי תקנות המודדים שבתוקף, בצבע ו/או שחור לבן, בכיסוי מקומי ברזולוציה ובתיחום על פי דרישה. 
"עורך המכרז" - או "המזמין" וכן, "מפ"י", "המרכז", המרכז למיפוי ישראל/ משרד השיכון. 
"(ה)מפרט"  - חוברת המכרז על כל נספחיה ובכלל זה מסמך ב' – מפרט טכני.
"המפקח" - ראש גף פוטוגרמטריה הנדסית וצילום אווירי  במפ"י.
"(ה)הצעה" - תשובת המציע להזמנה להציע הצעות על כל נספחיה.
"מציע" - תאגיד רשום בישראל, שרכש מפרט זה, המציע הצעה כמענה למכרז זה וכן "המבצע" או "החברה".
"(ה)מבצע" -  המציע/ים הזוכה/ים וכמו כן, גם "החברה".
"(ה)ממשלה" - ממשלת ישראל.
"שטח העבודה"  -    תיחום/ים מקומי/ים שיוגדר/ו בכל הזמנה של עבודת מיפוי פוטוגרמטרית.
"תקנות המודדים" -   תקנות המודדים (מדידה ומיפוי), התשנ"ח – 1998, שבתוקף והנחיות המנהל שבתוקף.
"ימי עבודה"  - כל אחד מימות השבוע והשנה פרט לימי שישי ושבת, ערבי חג וימי חג יהודיים.

 
4. אחריות לניהול המאגר
- הקמת המאגר תהיה על בסיס הצעות שתתקבלנה לאחר פרסום קול קורא בנדון. ועדת המכרזים יחד עם אגף פוטוגמטריה יהיו אחראים על הקמת המאגר, על ניהולו ועל תפעולו. 
- המפקח בקול קורא ומנהל מאגר הספקים שבנדון הוא מר  דוד גלידאי, ראש גף פוטוגרמטריה הנדסית לצילום אווירי, במפ"י,  טל' 6231801 - 03. בירורים ושאלות ניתן להפנות באמצעות   ועדת המכרזים, לפקס'  561412003-. כתובת לפניה בכתב: המרכז למיפוי ישראל, לינקולן 1, תל-אביב,  מיקוד: 65220. 
- בחינת הבקשות להיכלל במאגר הספקים, שיתקבלו לאחר פרסום קול הקורא, יבדקו על ידי ועדת משנה אשר הרכבה המוצע הינו: משה בנחמו – ראש אגף פוטוגמטריה, דוד גלידאי - ראש גף פוטוגמטריה הנדסית וצילום אווירי ודליה אשכנזי – נציגת חשב מפ"י.
- מנכ"ל מפ"י יסמיך את מנהל המאגר.

 
5. אישור הנוהל
- כל חברי ועדת המכרזים יחתמו על הפרוטוקול המאשר את הנוהל.  
- כל חבר חדש בוועדת המכרזים יאשר בחתימתו כי קרא את הנוהל. 

 
6. מבנה המאגר
- הפניה מיועדת להקמתו של מאגר ספקים אשר ישמש את מפ"י לביצוע עבודות מיפוי פוטוגרמטריות (כולל אורתופוטו)  בקנה מידה גדול (הנדסי), בתיחום וברזולוציה על פי דרישה       ובמתכונת של הגשת הצעות מחיר להזמנות מעת לעת, הכול בהתאם לדרישות המרכז ותקנות המודדים.
- הספקים אשר יכללו במאגר הספקים שבנדון, יהיו חברות אשר התמחו בביצוע עבודות מיפוי פוטוגרמטריות ואורתופוטו (לא כולל צילום אווירי. חברות להן כוח אדם מקצועי ומערך טכנולוגי   מקצועי מתאים, הכול כמפורט בתנאי הסף (ראה סעיף 8).

 
7. תשתית טכנולוגית לניהול המאגר   
    הכלי אשר ישמש לניהול המאגר הינם טבלאות EXCEL כמפורט להלן: 
- טבלה מס' 1 אשר תכלול את פרטי החברות אשר נמצאו כמתאימות להיכלל במאגר, כולל פירוט כל הנתונים בהתייחס לתנאי הסף המוגדרים  במסמכי קול הקורא, כולל סוג תחנות     עבודה, פרטי מודד מוסמך, דירוג מכשירים פוטוגרמטריים, תוקף הדירוג ועוד.
- טבלה מס' 2, אשר תכלול את נתוני  העבודות/ ההזמנות כמפורט להלן: 
o מספר סידורי
o שם האתר
o מס' פרויקט
o מספר מכרז
o שם המזמין
o שם החברה הזוכה/המבצעת
o קנ"מ מיפוי 
o שטח (דונם-מ')
o תוצרים נדרשים: מיפוי בקנ"מ ___, אורתופוטו ברזולוציה קרקעית של ____ ס"מ לפיקסל
o תאריך קבלת ההזמנה
o תאריך הזמנת טיסה
o תאריך בצוע טיסת צלום
o מס' גיחה
o תאריך מסירת מסמכי ההזמנה לועדת המכרזים
o תאריך המכרז
o עלות ביצוע ללא מע"מ (שכר הטרחה לחברה הזוכה)
o תאריך מסירה לקבלן
o תאריך מתוכנן לקבלה מהקבלן
o תאריך קבלה בפועל מהקבלן
o תאריך מסירה לביקורת פוטוגרמטרית
o תאריך התחלת הביקורת הפוטוגרמטרית
o תאריך סיום הביקורת הפוטוגרמטרית
o תוצאות בקרת איכות
o תשלום
o הערות

 
8. נוהל הצטרפות למאגר:
להלן תנאי הסף להגשת הצעה להיכלל במאגר הספקים. יש לצרף את המסמכים המפורטים.
- קבלת חוברת קול הקורא בתחום מידע במקרקעין במפ"י ורישום פרטי המציע ברשימת מקבלי חוברת קול הקורא.
- אשור דרוג בתוקף למערכת הפוטוגרמטרית העומדת בדרישות תקנות המודדים (מדידה ומיפוי). ביצוע המיפוי ואספקת השירותים המקצועיים באמצעות מערכת פוטוגרמטרית שנתוניה     נמסרו למפ"י ושנבדקו ואושרו על ידי מפ"י ואישור זה הינו בתוקף.
  יש לציין כי אשור דרוג תקף של המערכות הפוטוגרמטריות הינו תנאי סף גם לקבלת הצעות מחיר מהספקים שיכללו במאגר הספקים. ועדת המכרזים לא תקבל הצעת מחיר ו/או לא תעביר   עבודה לספק שיתברר שפג תוקף אשור דרוג של מערכת פוטוגרמטרית המשמשת אותו לביצוע עבודות מיפוי נשוא פניה זו.
- ניסיון קודם בביצוע עבודות מיפוי פוטוגרמטרי בקנ"מ גדול ואורתופוטו כמפורט להלן:
• ביצוע מיפוי פוטוגרמטרי בקנ"מ 1:500 או בקנ"מ 1:1,250 בהיקף של לפחות 4,000 דונם-מ' במהלך  12 החודשים האחרונים שלפני מועד פרסום קול הקורא;
  נוסף, ביצוע מיפוי פוטוגרמטרי בקנ"מ של 1:2,500 בהיקף כולל של לפחות 6,000 דונם-מ' במהלך 12 החודשים האחרונים שלפני מועד פרסום קול הקורא; 
• בנוסף הכנת אורתופוטו (לא כולל צילום) ברזולוציה קרקעית של לפחות 0.25 מ' לפיקסל בהיקף של לפחות 6,000 דונם-מ' במהלך  12 החודשים האחרונים שלפני מועד פרסום קול       הקורא;
  יש לציין, כי הניסיון הקודם הנדרש בביצוע העבודות כמפורט בסעיף זה, הינו בין אם העבודות בוצעו על ידי המציע גם כקבלן משנה.
- החזקת המערך הביצועי הנדרש לצורך ביצוע העבודות ולמתן השירותים המקצועיים נשוא קול הקורא, לאורך כל תקופת ההתקשרות, לרבות תחנות עבודה פוטוגרמטריות, תוכנות,   חומרה, ציוד וכוח האדם המקצועיים הנדרשים לביצוע העבודות במהלך כל תקופת ההתקשרות. צוות הפרויקט יכלול מודד מוסמך בעל רישיון תקף. 
- אישור על ניהול פנקסי חשבונות ורשומות לפי חוק עסקאות גופים ציבוריים (אכיפת ניהול חשבונות ותשלום חובות מס), התשל"ו - 1976.
o אישור בטחוני: המציע יידרש לעבור בדיקות ביטחוניות והכללתו במאגר הספקים כפופה לתוצאות הבדיקות הביטחוניות ובכפוף להחלטת הממונה על הביטחון במפ"י, אשר קובע גם את   מהות הבדיקה הביטחונית. 
o חוברת מאגר הספקים תהייה זמינה גם באתר האינטרנט של מפ"י. 
o אחת לשנה תפורסם הודעה באתר האינטרנט הממשלתי ובאתר מפ"י בדבר מועדי הרשום למאגר ומועדי עדכון הנתונים של ספקים הרשומים  במאגר. 

 
9. עדכון המאגר:​
- לאחר שועדת המכרזים תקבע מי מהמציעים ייכלל במאגר הספקים, רשימת הספקים במאגר תפורסם. 
- על הספקים הרשומים במאגר מוטלת החובה לעדכן באופן מיידי את מנהל המאגר על שינויים בנתונים אשר עליהם דיווחו בבקשתם להצטרף למאגר ואשר משפיעים על עמידתם בתנאי   ההצטרפות למאגר ובכלל זה:  
o פג תוקפו של אישור דירוג איכות של מי מהמכשירים/תחנות העבודה הפוטוגרמטריים המשמשים לביצוע עבודת המיפוי ו/או האורתופוטו;
o רכישה והטמעה של מכשירים/תחנות עבודה חדשות לביצוע עבודת המיפוי ו/או האורתופוטו;
o השבתה של מכשירים/תחנות עבודה פוטוגרמטריות המשמשים לביצוע עבודת המיפוי ו/או הארותופוטו;
o החלפת מודד מוסמך ו/או העסקה של מודד מוסמך חדש ו/או נוסף אשר יהיה חתום על תוצרי המיפוי במסגרת ההזמנות שבנדון; 
o אחר: פיצול החברה, רכישה של חברה אחרת, החלפת בעלים וכד';

 
- אחת לשנה תיזום ועדת המכרזים פנייה לכל הספקים הרשומים בבקשה לאשר ולאמת  
      בכתב את הנתונים הרשומים במאגר. 

 
10. החלטות בדבר דחיית ספקים, השעייתם ופסילתם:
- בסמכות ועדת המכרזים ועל פי שיקול דעתה הבלעדי, להחליט על אי הכללתו ו/או הוצאתו ממאגר הספקים של ספק זאת בשל אי שביעות מפ"י מאיכות עבודתו ו/או השירות ו/או אי עמידה     בלו"ז בביצוע מכרזי מיפוי נשוא פנייה זו. 
- כמו כן בסמכות ועדת המכרזים להחליט שלא לכלול במאגר הספקים חברה שימצא כי תוקף אישור השימוש במערכות המיפוי הפוטוגרמטריות אינו תקף. ככל שנדרש, על החברות      להיערך לחידוש אישור דירוג המערכות הפוטוגרמטריות שברשותן.
- בסמכות ועדת המכרזים להחליט על השעיית ספק מרשימת המציעים לתקופה של 3 חודשים עקב אי מענה לפניות ועדת המכרזים במשך 3 פעמים ברציפות וללא הנמקה סבירה. אם   לאחר החזרתו לפעילות המשיך לא להגיש הצעות בהיקף של 25% ומעלה, יושעה אוטומטית עד תום תוקפן של הרשימות.
- ספק רשאי לא להגיש הצעות בהיקף שלא עולה על 25% מפניות ועדת המכרזים לקבלת הצעות מחיר.
- ועדת המכרזים תציין בפרוטוקול מפורט את הסיבות דחייה/השעייה ו/או פסילת ספק. במקרה זה  רשאי הספק להגיש תוך 14 ימי עבודה השגה בכתב על החלטתה של ועדת המכרזים. 
- כאמור, באגף פוטוגרמטריה תבוצע בדיקה של איכות תוצרי המיפוי שיוגשו על ידי הספק במסגרת ביצוע הזמנה. כמו כן יבוצע מעקב אחר עמידה בלו"ז המחייב שיקבע לכל הזמנה. יבוצע   תיעוד של תוצאות בקרת האיכות ותיעוד של מועד הגשת התוצרים.
- על כל אי עמידה בתנאי המכרז לביצוע הזמנה, המפקח ידווח לועדת המכרזים. 
- ספק שלא יעמוד בלו"ז ו/או איכות תוצרי עבודתו לא יעמדו בדרישות המחייבות, בסמכות ועדת המכרזים להזמין את הספק לשימוע ולשקול להוציא את הספק ממאגר הספקים באופן קבוע      או לתקופה מוגדרת.

 
11. נוהל שליפה מהמאגר: 
- הזמנות לביצוע עבודות מספקים מהמאגר, יבוצעו בצורת פניה לקבלת הצעות במסגרת מכרזים סגורים המופנים לכל הספקים שבמאגר.
- כאמור, המאגר שבנדון הינו ייעודי לטובת ביצוע עבודות מיפוי פוטוגרמטריה בקנה מידה גדול ואורתופוטו באתרים על בסיס הזמנות.
- בין תנאי הסף להכללת ספק במאגר, הינו נסיון מקצועי קודם הן בביצוע עבודות מיפוי פוטוגרמטריות והן בביצוע אורתופוטו (ראה סעיף 8). יודגש כי המאגר אינו כולל סיווג הספקים לפי תת התמחויות או רמת התמחות.

 
12. בחירת הספק הזוכה: 
- עם קבלת הזמנה לביצוע עבודת מיפוי, ועדת המכרזים תפנה לספקים שבמאגר לקבלת הצעות מחיר. פניה זו תהיה במתכונת של מכרז סגור.
- המפקח יעביר לועדת המכרזים את פרטי ההזמנה ובכלל זה אומדן מרבי של מספר ימי העבודה הנדרשים לביצוע עבודת המיפוי והאורתופוטו המוגדרים בהזמנה.
- המציעים נדרשים להציע בהצעתם לביצוע הזמנה, בנוסף להצעת המחיר גם לו"ז מוצע. יודגש לו"ז  המוצע על ידי הספק לא יחרוג ממספר ימי העבודה המרבי שנקבע על ידי מפ"י לביצוע ההזמנה. 
- בהסכם ההתקשרות עם הספק לביצוע ההזמנה יוגדר המועד המחייב להשלמת ביצוע עבודות המיפוי ולמסירת כל תוצרי המיפוי.
o ועדת המכרזים תבחר בהצעה הזוכה על פי 50% קריטריון מחיר,  40% איכות  ו- 10% לו"ז (מספר ימי העבודה המוצעים להשלמת ביצוע עבודת המיפוי).
o עד לביצוע עבודת מיפוי ראשונה, הספק יקבל ציון איכות של 100. לאחר ביצוע עבודת המיפוי הראשונה, המפקח יעדכן את ציון האיכות לספק וזאת בהתייחס לאיכות עבודת המיפוי, דיוקה, שלמות התוצרים, עמידה בלו"ז ועוד. ציון איכות זה ישמש בבחינת הצעות המחיר הבאות שיגיש הספק. 
o לא תתקיים חלוקת עומסים או סבב בין הספקים שבמאגר, וועדת המכרזים תפנה לכל הספקים הנמצאים במאגר. כאמור הצפי הינו ל- 10-12 הזמנות בשנה. 
- לוועדה נשמרת הסמכות - לפי שיקול דעתה הבלעדי - לקבל הבהרות נוספות ממי מהמציעים שתראה לנכון. 
- לאחר שוועדת המכרזים תחליט על הספק הזוכה, תתעד ועדת המכרזים בפרוטוקול את עיקרי תהליך בחירת הזוכה. בתיעוד ירשם מספר הספקים שאליהם בוצעה הפניה לקבלת הצעות מחיר, מספר הספקים שענו, המחיר המוצע של על ספק, הספק הזוכה. 

 
13. התקשרות עם ספק שנבחר:
- כאמור עם קבלת הזמנה לביצוע עבודת מיפוי, ועדת המכרזים תפנה לספקים הנכללים במאגר הספקים הייעודי שהוקם לטובת פעילות זו. יודגש, כי טרם הפניה לספקים לקבלת הצעות מחיר, יוודא המפקח ויציג בפני הועדה שכל הספקים הנכללים במאגר עדיין עומדים בכל תנאי הסף המחייבים ותוקף האישורים שהגיש בבקשתו להיכלל במאגר.
- בנוסף, בכל הסכם התקשרות לביצוע עבודה עם ספק יוגדר סעיף הצהרה של המבצע על נכונות ותוקפם של הפרטים של הספק כפי שנמסרו בבקשתו להיכלל במאגר.
- ידוע לספק, כי אם הצעתו לביצוע הזמנה תזכה במכרז, יהיה עליו לחתום, תוך 7 ימי עבודה מיום שתימסר לו על כך הודעה, על הסכם עם מפ"י בנוסח המצורף למסמכי המכרז ולהמציא במועד החתימה ערבות בנקאית לקיום ההסכם בנוסח המצורף למסמכי המכרז (או בנוסח דומה שלא יגרע מזכויות מפ"י).
- יודגש כי הצעות המחיר לביצוע הזמנה תעמודנה בתוקף ותחייב את המציעים  מהמועד בו הוכנסו לתיבת המכרזים ועד חתימתו של הסכם בגין השירותים, עם המציע/ים הזוכים או עד תום שישים יום מהמועד האחרון להגשת הצעות, לפי המוקדם מבין שני המועדים. אם למרות האמור מי מהמציעים יחזור בו מהצעתו או יסרב לחתום על הסכם, יהא מפ"י רשאי לחלט את סכום הערבות שהמציע צרף להצעתו, כפיצוי מוסכם על נזקים שיגרמו למפ"י בשל כך.
- בתוך 14 ימי עבודה ממועד החתימה על הסכם ההתקשרות עם ספק, תעביר מרכזת ועדת המכרזים את פרטי הספק שזכה, פרטי ההתקשרות ואת הסכם ההתקשרות עמו למנהל המאגר לשם תיעודם במאגר.

 
14. פקוח ובקרה:
- אחת לרבעון יגיש מנהל המאגר לועדת המכרזים דו"ח מפורט על הפעילות בתחום המיפוי הפוטוגרמטרי ההנדסי. דו"ח זה יתבסס בעיקרו על טבלת ניהול (טבלה מס' 2 – ראה סעיף 7) הכוללת נתונים מפורטים על הפעילות, בין היתר של  התפלגות עבודות שניתנו לספקים במאגר. 
- באופן שוטף, על פי צורך, ידווח המפקח על אי עמידה בתנאי המכרז לביצוע עבודת מיפוי ובכלל זה אי עמידה בלו"ז בביצוע הזמנה/ות של ספק/ים, תוצרים ברמת איכות לא מספקת וכד'.  
- אחת לשנה יוגש לוועדת המכרזים דוח בצוע על פעילות המאגר. 
- אחת לשנה תקיים וועדת המכרזים ישיבה ייעודית לדון בממצאי הדו"ח שיוגש על ידי המפקח. עיקרי הדיון, מסקנותיו והמלצותיו יתועדו בפרוטוקול שירשם על ידי ועדת המכרזים.